Einführung

Der Ethikkodex bringt die Gesamtheit der Werte zum Ausdruck, die RIDEMOVI S.p.A. (im Folgenden auch die „Gesellschaft“) bei der Ausübung ihrer Tätigkeit und im Umgang mit all ihren Stakeholdern verinnerlicht hat.

Der Ethikkodex (im Folgenden auch nur der „Kodex“) ist integraler Bestandteil der Corporate-Governance-Struktur und des von RIDEMOVI eingerichteten Systems. Dieses zielt darauf ab, das mit der Ausübung der Geschäftstätigkeit verbundene allgemeine Geschäftsrisiko im Falle von Rechtsverstößen oder Unregelmäßigkeiten zu mindern sowie die Begehung von Straftaten zu verhindern, die im gesetzesvertretenden Dekret Nr. 231 vom 8. Juni 2001 (im Folgenden auch das „Gv.D. 231/01“ oder das „Dekret“) vorgesehen sind.

Wie im Gv.D. 231/01 vorgesehen, hat RIDEMOVI ein Organisations-, Management- und Kontrollmodell (im Folgenden auch das „Modell“) eingeführt und eine Aufsichtsstelle (im Folgenden auch die „OdV“) ernannt, die mit der Überwachung der Funktionsweise, Einhaltung und Aktualisierung des Modells betraut ist.

Die im Kodex enthaltenen Leitlinien und Grundsätze prägen alle weiteren internen Vorschriften oder Richtlinien.

Der Kodex stellt den „Fahrradweg“ dar, innerhalb dessen sich jeder bei RIDEMOVI bei der täglichen Arbeit und bei der Gestaltung zwischenmenschlicher Beziehungen, auch gegenüber Stakeholdern, bewegen muss.

Niemals darf die Überzeugung, im Interesse und zur Erreichung der Ziele der Gesellschaft zu handeln, einen Verstoß gegen den Kodex rechtfertigen. Dieser hat Vorrang vor allen internen Vorschriften, Verfahren oder vertraglichen Vereinbarungen, die eventuell im Widerspruch dazu stehen.

RIDEMOVI wünscht sich, dass sich ihre Stakeholder mit den Werten identifizieren, die dem Kodex zugrunde liegen, diese teilen und sie bei der Geschäftsführung anwenden.

Um unverantwortlichem oder gar rechtswidrigem Verhalten vorzubeugen, das der Gesellschaft schaden könnte, ist es zwingend erforderlich, den Kodex strikt einzuhalten. Er stellt eine wertvolle Unterstützung bei der Erkennung und Lösung von eventuell unklaren oder potenziell risikoreichen Situationen dar.

Der Kodex ist für die Unternehmensführung, für die Mitglieder der Gesellschaftsorgane, für die Mitarbeiter sowie für alle Personen bindend, die im Namen und im Auftrag von RIDEMOVI handeln, wie beispielsweise freie Mitarbeiter, Praktikanten, Berater usw. (im Folgenden als „Empfänger“ bezeichnet).

Abschnitt 1

1. Vorwort

Wir bei RIDEMOVI möchten im Kodex nicht nur (gemäß den Leitlinien der Confindustria) «… die Gesamtheit der Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten des Unternehmens gegenüber den „Interessenträgern“» darlegen, sondern auch und vor allem die Werte, die das Fundament unseres Unternehmens bilden, oder mit anderen Worten, das Herzstück unserer Organisation.

Ja, denn RIDEMOVI besteht, wie alle Organisationen, aus Menschen, von denen jeder ein eigenes Herz, eigene Bestrebungen, Bedürfnisse, Erwartungen sowie eigene Fähigkeiten, Charaktere und Besonderheiten hat.

2. Ethische Leitprinzipien

Nachfolgend führen wir die für uns grundlegenden Werte auf, an die sich jeder von uns (und alle, die mit uns zusammenarbeiten) bei der Ausübung seiner Tätigkeit und bei der Verfolgung der Unternehmensmission halten muss.

Respekt vor der Person

An erster Stelle steht, und das ist nicht nur so dahingesagt, der Respekt vor der Person. Wir lehnen diskriminierendes Verhalten ab, das auf unterschiedlichen Meinungen (politischen, gewerkschaftlichen etc.), auf der Religionszugehörigkeit, der Rasse, der Nationalität, dem Alter, dem Geschlecht und der sexuellen Orientierung, dem Gesundheitszustand und generell auf jeglichen persönlichen Merkmalen beruht.

Schutz der individuellen Persönlichkeit

Als logische Folge des Respekts vor der Person ergibt sich die Notwendigkeit, die individuelle und persönliche Freiheit zu schützen, indem wir jeder Handlung entgegenwirken, die abscheuliche Phänomene wie Sklaverei, Menschenhandel, Prostitution, Kinderpornografie und generell die Ausbeutung von Frauen und Männern begünstigt.

Einhaltung der Gesetze

Wir stützen unser Handeln auf den Grundsatz der Legalität. Die Einhaltung von Normen und im weiteren Sinne von Regeln ist für uns unumgänglich und unverzichtbar. Wir können einen Verstoß gegen diesen Grundsatz in keiner Weise rechtfertigen, selbst wenn er von der irrigen Annahme getragen ist, im Interesse und zur Erreichung der Ziele der Gesellschaft zu handeln.

Ehrlichkeit und Integrität

Die Grundsätze der Ehrlichkeit und Integrität schließen sich dem an, nicht nur weil sie notwendige Bestandteile sind, um intern und extern Glaubwürdigkeit zu erlangen und gegenseitiges Vertrauen aufzubauen, sondern vor allem, weil sie für uns selbst unverzichtbar sind.

Wir missbilligen und bekämpfen jede Form von Gewalt oder Drohung, insbesondere wenn diese darauf abzielt, gesetzeswidriges Verhalten zu erzwingen.

Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung

Wir sind uns der Bedeutung der Genauigkeit und Vollständigkeit von Buchhaltungs- (und sonstigen) Informationen bewusst. Wir arbeiten so, dass gewährleistet ist, dass jeder Vorgang und jede Transaktion rechtmäßig durchgeführt wird, konsistent ist, ordnungsgemäß autorisiert, korrekt erfasst und überprüfbar ist.

Es ist uns wichtig, so zu agieren, dass jegliche Form von Buchhaltungsdelikten verhindert wird. Zu diesem Zweck ermutigen wir alle Mitarbeiter, etwaige Zweifelsfälle oder mutmaßliche Anomalien unter Gewährleistung der Anonymität ihrem Vorgesetzten, der Unternehmensleitung oder, falls sie sich dabei unwohl fühlen, der Aufsichtsstelle (OdV) zu melden.

Transparenz

Wir sind der Meinung, dass die Einhaltung der oben genannten Werte auch durch den Fokus auf Transparenz möglich ist, verstanden als vollständige Zugänglichkeit von Informationen über die Organisation und die Tätigkeit. Dies gilt selbstverständlich in den Grenzen, in denen die Weitergabe solcher Informationen nicht durch Datenschutzvorschriften oder andere gesetzliche Bestimmungen ausgeschlossen ist.

Wir sind fest davon überzeugt, dass Transparenz in erster Linie die Mitwirkung der im Unternehmen arbeitenden und ihm angehörenden Personen, die Übernahme von Verantwortung durch jeden Einzelnen sowie die Sorgfalt und Aufmerksamkeit im Umgang mit den Ressourcen des Unternehmens fördert.

Wir sind davon überzeugt, dass Transparenz auch ein entscheidendes Element ist, um das Vertrauen all unserer externen Stakeholder zu gewinnen.

Unparteilichkeit

Wir bemühen wir uns um Unparteilichkeit, um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den besonderen und allgemeinen Interessen des Einzelnen und des Unternehmens, der Eigentümer, der Kunden und der Lieferanten zu wahren. Der Grundsatz der Unparteilichkeit regelt auch die Beurteilung der bei RIDEMOVI tätigen Personen, deren Fähigkeiten, Verdienste, Pflichten und Verantwortlichkeiten gleichermaßen berücksichtigt werden müssen.

Fairness im Wettbewerb

Wir wollen uns einem fairen Wettbewerb stellen und dazu beitragen, die Kultur wiederzuerlangen, in der der Mitbewerber ein Partner ist, mit dem man im Wettbewerb steht, mit dem man läuft, mit dem man gemeinsam läuft.

Alle geschäftlichen Verhandlungen müssen von größter Loyalität und Fairness geprägt sein und in strikter Einhaltung der Vorschriften zum Schutz des Wettbewerbs und des Marktes erfolgen. Niemand darf oder sollte an Initiativen mit Wettbewerbern beteiligt sein, die auch nur potenziell Verstöße gegen die Vorschriften zum Schutz des Wettbewerbs und des Marktes darstellen könnten.

Geldwäschebekämpfung

Um maximale Transparenz bei Geschäftstransaktionen und die Einhaltung der Grundsätze der Fairness, Transparenz und des guten Glaubens im Umgang mit Vertragspartnern zu gewährleisten, verfügen wir über Instrumente zur Bekämpfung von Hehlerei und Geldwäsche. Wir schränken die Verwendung von Bargeld fast vollständig ein und bevorzugen rückverfolgbare Transaktionen über das Bankensystem.

Sicherheit

Die Sicherheit und die Unversehrtheit der im Unternehmen tätigen Personen und etwaiger Gäste stellt einen grundlegenden Wert dar. Zu diesem Zweck setzen wir uns nach Kräften für die Einhaltung der geltenden Normen und der betrieblichen Vorschriften im Bereich des Arbeitsschutzes ein, um die Bedingungen an unseren Arbeitsplätzen auf der Grundlage der höchsten verfügbaren Standards zu verbessern.

Umweltschutz und nachhaltige Entwicklung

Der Aufbau einer „nachhaltigen und verantwortungsvollen Gemeinschaft“ liegt in unserer DNA, und zwar durch die Förderung und Verbreitung des Free-Flow-Bike-Sharing-Systems.

Uns liegt die Umwelt am Herzen, die wir als echtes Gut, aber auch als Verantwortung für uns alle betrachten. Wir setzen modernste Ausrüstung ein und wählen die qualifiziertesten Partner aus, um die Auswirkungen unserer Aktivitäten auf die Umwelt so weit wie möglich zu begrenzen und eine nachhaltige und ganzheitliche Entwicklung zu gewährleisten, die unser „gemeinsames Haus“ bewahren kann.

3. Die Menschen als Protagonisten des Unternehmens

Dafür zu sorgen, dass alle, die bei RIDEMOVI arbeiten, stolz darauf sind und sich an dem Wachstum und der Entwicklung des Unternehmens in jeder Hinsicht beteiligt fühlen, stellt eines der Hauptziele der Gesellschaft dar. Sie erkennt den Wert der Humanressourcen als grundlegenden und unverzichtbaren Faktor für den Fortschritt und das Wachstum der Gesellschaft an.

Um dies zu ermöglichen, setzen wir uns für ein familiäres, angenehmes, anregendes und lohnendes Arbeitsumfeld ein. Zudem garantieren wir den Respekt vor der Autonomie der Ressourcen und die Bedeutung ihrer Mitwirkung an der Verfolgung der Unternehmensmission.

Wie bereits hervorgehoben, setzt sich RIDEMOVI für die Bekämpfung jeglicher Diskriminierung am Arbeitsplatz und für den Schutz der Unversehrtheit des Personals ein. Dies geschieht durch den Erlass aller angemessenen Sicherheitsmaßnahmen, die darauf abzielen, ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften zum Arbeitsschutz zu gewährleisten.

Gewährleistung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Wir garantieren die Einhaltung der Vorschriften zum Gesundheitsschutz und zur Sicherheit am Arbeitsplatz und wirken den mit der Ausübung der Geschäftstätigkeit verbundenen Risiken entgegen, indem wir Aufgaben auf der Grundlage der Kompetenzen des Einzelnen übertragen.

Wir planen die Prävention angemessen und streben ein kohärentes Ganzes an, das die Arbeitsorganisation, die Arbeitsbedingungen, die sozialen Beziehungen und den Einfluss der Faktoren der Arbeitsumwelt berücksichtigt und integriert. Dabei räumen wir kollektiven Schutzmaßnahmen Vorrang vor individuellen Schutzmaßnahmen ein und beziehen das Personal stets mit ein.

Personalauswahl, Begründung und Gestaltung des Arbeitsverhältnisses

Die Beurteilung der Bewerber erfolgt auf der Grundlage der Übereinstimmung des jeweiligen Profils mit den Anforderungen von RIDEMOVI, unter Wahrung der Chancengleichheit für alle Bewerber beider Geschlechter und in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung.

Die Gewährung von Gehaltserhöhungen oder anderen Anreizinstrumenten sowie der Zugang zu verantwortungsvollen Positionen und Aufgaben richten sich neben den gesetzlichen und tarifvertraglichen Vorschriften nach den individuellen Verdiensten. Dazu gehört auch die Fähigkeit, Verhaltensweisen und Kompetenzen zu zeigen, die an den von RIDEMOVI kodifizierten ethischen Grundsätzen ausgerichtet sind.

Vertraulichkeit und Schutz personenbezogener Daten

Wir schützen die Vertraulichkeit der Informationen und personenbezogenen Daten, deren Inhaber wir sind, und sehen davon ab, vertrauliche Daten unbefugt zu beschaffen. Jeder Empfänger ist sich der Bedeutung bewusst, Informationen nicht unter Verstoß gegen die Datenschutzbestimmungen (EU-Verordnung Nr. 2016/679) und in jedem Fall nicht für Zwecke zu verwenden, die nicht mit der Ausübung der eigenen Tätigkeit im Zusammenhang stehen.

Abschnitt 2 · Verhaltensregeln

1. Verhaltensregeln für die Unternehmensleitung

Es obliegt in erster Linie der Unternehmensleitung (dem/den Geschäftsführer(n)) und den Mitgliedern der Gesellschaftsorgane (wie der OdV, dem Aufsichtsrat, falls bestellt, usw.), neben der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der Satzung, die Vorgaben des Modells und des Kodex strikt zu beachten. Die Unternehmensleitung und die Mitglieder der Gesellschaftsorgane müssen insbesondere:

• ein Verhalten gewährleisten, das von Autonomie, Unabhängigkeit und Fairness sowohl im Umgang mit öffentlichen Institutionen als auch mit privaten Akteuren (einschließlich etwaiger Gläubiger, Wirtschaftsverbände, Wettbewerber usw.) geprägt ist;

• ein Verhalten an den Tag legen, das von Integrität, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein geprägt ist;

• eine regelmäßige und informierte Teilnahme an den Aktivitäten der Gesellschaftsorgane sicherstellen;

• sich jeglicher Handlungen enthalten, die in einem Interessenkonflikt mit RIDEMOVI stehen;

• die Kontroll- und/oder Prüfungstätigkeiten der Gesellschafter und der dafür zuständigen Gesellschaftsorgane unterstützen;

• vertrauliche Informationen, die ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit bekannt werden, vertraulich behandeln und vermeiden, ihre Position zur Erlangung persönlicher Vorteile zu nutzen. Die Kommunikation nach außen muss den geltenden Vorschriften entsprechen und Informationen schützen, die dem Geschäftsgeheimnis unterliegen;

• die für das Personal im folgenden § 2 vorgeschriebenen Verhaltensregeln im Rahmen ihrer Zuständigkeit und im Rahmen ihrer Verantwortung einhalten.

2. Verhaltensregeln für das Personal

Das Personal ist zur strikten Einhaltung der geltenden Gesetzgebung sowie der im Kodex und im Modell festgelegten Grundsätze verpflichtet.

Unter besonderer Bezugnahme auf das Modell muss das Personal:

1. vermeiden, Verhaltensweisen an den Tag zu legen oder an deren Umsetzung mitzuwirken, die geeignet sind, die im Dekret genannten Straftatbestände zu erfüllen;

2. mit der OdV im Rahmen der von ihr durchgeführten Prüfungs- und Überwachungstätigkeiten zusammenarbeiten und die angeforderten Informationen, Daten und Berichte bereitstellen;

3. gegenüber der OdV die im Modell vorgesehenen Meldungen machen;

4. etwaige Fehlfunktionen oder Verstöße gegen das Modell und/oder den Kodex an die OdV melden.

Das Personal kann sich jederzeit an die OdV wenden – in der in Abschnitt 3, § 4 beschriebenen Weise – auch um Erläuterungen und/oder Informationen beispielsweise zur Auslegung des Kodex und/oder des Modells, zur Rechtmäßigkeit eines bestimmten konkreten Verhaltens oder Handelns sowie zu dessen Angemessenheit oder Übereinstimmung mit dem Modell oder dem Kodex einzuholen.

Zusätzlich zu den oben genannten allgemeinen Bestimmungen muss das Personal auch die im Folgenden aufgeführten Grundsätze und Verhaltensregeln einhalten.

Bekämpfung von Korruption

Das Personal von RIDEMOVI muss jeder Form von Korruption entgegentreten. Diese Richtlinie gilt für alle Geschäftstransaktionen zwischen RIDEMOVI und anderen Akteuren, unabhängig davon, ob es sich bei dem Kunden um eine öffentliche Verwaltung (im Folgenden „P.A.“) oder einen privaten Akteur handelt.

Die Empfänger dürfen keine Vorteile oder Vermögenswerte anbieten oder annehmen, um Verträge, Geschäftsbeziehungen, Genehmigungen oder steuerliche Vergünstigungen zu erlangen oder zu behalten oder der Gesellschaft einen anderen unzulässigen geschäftlichen Vorteil zu sichern, sei es im Umgang mit Institutionen oder mit Einzelpersonen.

Schutz von Gesundheit und Sicherheit

Die Empfänger sind verpflichtet, für ihre eigene Sicherheit und Gesundheit sowie für die Sicherheit und Gesundheit anderer am Arbeitsplatz anwesender Personen gemäß den vom Unternehmen bereitgestellten Anweisungen und Hilfsmitteln sowie ihrer Ausbildung Sorge zu tragen.

Jeder Empfänger ist verpflichtet, der Unternehmensleitung, seinem Vorgesetzten oder direkt der OdV etwaige Anomalien und/oder Fehlfunktionen zu melden, die bei der Nutzung von Arbeitsmitteln und -werkzeugen sowie von Schutzausrüstungen festgestellt werden, und in jedem Fall alle anderen potenziell gefährlichen Bedingungen für sich selbst, für andere und für die Umwelt, die ihm bekannt werden, anzuzeigen.

Ebenso sind die Empfänger verpflichtet, potenzielle Risikosituationen zu melden, von denen sie Kenntnis erlangen, damit RIDEMOVI in die Lage versetzt wird, rechtzeitig zur Risikovorbeugung einzugreifen.

Beziehungen zu Kunden und Lieferanten

Das Personal muss mit Kunden und Lieferanten Beziehungen pflegen, die von Fairness und Transparenz geprägt sind. Jedem Empfänger muss die Erreichung der vollen Kundenzufriedenheit am Herzen liegen.

In der Kommunikation und in den Verträgen mit Kunden und Lieferanten verpflichtet sich RIDEMOVI, klare und einfache Begriffe zu verwenden, um das Verständnis zu erleichtern, sowie Klauseln, die den geltenden Vorschriften und den Vorgaben der Aufsichtsbehörden entsprechen.

Etwaige Reklamationen müssen zügig bearbeitet und gelöst werden.

Das Personal von RIDEMOVI muss mit seinen Kunden und Lieferanten zusammenarbeiten, um eine partnerschaftliche Beziehung zu beiderseitiger Zufriedenheit aufzubauen. Diese Beziehung muss auf gegenseitiger Wertschätzung und Vertrauen zwischen den Parteien basieren.

Die Auswahl der Lieferanten muss unter Einhaltung der geltenden Gesetzgebung und der internen Verfahren erfolgen, basierend auf objektiven Bewertungen der Wettbewerbsfähigkeit, der Qualität, der angebotenen wirtschaftlichen Konditionen und natürlich der Einhaltung der Arbeitsgesetzgebung, insbesondere derjenigen zum Schutz der Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer. Bei der Auswahl der Lieferanten werden zudem Akteure bevorzugt, die über ein Organisationsmodell und/oder geeignete Zertifizierungen verfügen und geeignete Mittel und Strukturen bereitstellen können.

Soweit mit der betrieblichen Organisationsstruktur vereinbar, müssen die Prozesse auf der Einhaltung des Prinzips der Funktionstrennung basieren. Für den Einkauf von Waren/Dienstleistungen im Wert von über fünftausend Euro ist eine Rückverfolgbarkeit des Lieferantenauswahlprozesses vorgesehen, um maximale Transparenz bei den Bewertungs- und Auswahlverfahren zu gewährleisten.

Beziehungen zu Vertretern der P.A.

Mitarbeiter, die in Ausübung ihrer Pflichten Beziehungen zu Vertretern der öffentlichen Verwaltung oder zu institutionellen Gesprächspartnern (die als Amtsträger oder mit dem öffentlichen Dienst betraute Personen qualifiziert werden können) unterhalten, müssen die Rechtmäßigkeit des Handelns von RIDEMOVI und deren Image wahren. Bei jeglichen Verhandlungen oder Beziehungen mit der P.A. ist es allen Empfängern ausdrücklich untersagt, die Entscheidungen der Gegenseite durch das Anbieten oder Versprechen von Vorteilen jeglicher Art (z. B. Vergabe von Beratungsaufträgen, Sponsoring von Veranstaltungen, Einstellung von Freunden oder Verwandten usw.) mit dem Ziel zu beeinflussen, das Interesse von RIDEMOVI zu fördern oder zu begünstigen, selbst wenn dies infolge von unrechtmäßigem Druck geschieht.

Im Falle der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungsverfahren müssen die Empfänger in strikter Übereinstimmung mit den Grundsätzen der Fairness, Transparenz und des guten Glaubens handeln und klare und korrekte Beziehungen zu den Amtsträgern pflegen. Wir erwarten die gleiche Behandlung von unseren Gesprächspartnern.

Im Falle des Zuschlags im Rahmen eines öffentlichen Ausschreibungsverfahrens müssen die Empfänger dafür sorgen, dass die Abwicklung der vertraglichen und geschäftlichen Beziehungen klar und korrekt und unter strikter Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen erfolgt.

Beziehungen zu anderen Stakeholdern

Jeder bei RIDEMOVI muss auf die Bedürfnisse des Umfelds und der Gemeinschaft achten und, wo möglich, zu deren wirtschaftlicher, sozialer und ziviler Entwicklung beitragen. In der Region und in der Gemeinschaft, in der RIDEMOVI tätig ist, aktiv zu sein, stellt eine der Hauptbzw. Leitlinien der Gesellschaft dar.

Die Gewährung von Beiträgen und Spenden an Einrichtungen mit sozialen, kulturellen und wissenschaftlichen Zwecken wird nach sorgfältiger Prüfung der Seriosität der antragstellenden Einrichtung und unter Einhaltung der internen Richtlinien gefördert.

Hingegen ist es untersagt, Gewerkschaften, Verbänden und politischen Parteien Beiträge und Zuwendungen zukommen zu lassen sowie Veranstaltungen oder Kongresse zu sponsern, die der politischen Propaganda dienen.

Sorgfalt im Umgang mit Unternehmensressourcen und -gütern

Das Personal muss die Vermögenswerte des Unternehmens (seien sie materiell oder immateriell) schützen und bewahren und Situationen vermeiden, die sich negativ auf die Unversehrtheit und Sicherheit des Vermögens von RIDEMOVI auswirken könnten.

Die Nutzung von betrieblichen Ressourcen oder Eigentum durch das Personal für Zwecke, die nicht mit der Geschäftstätigkeit im Zusammenhang stehen, ist untersagt, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Genehmigung vor.

In Bezug auf die IT-Systeme ist das Personal für diese verantwortlich und zur Einhaltung der geltenden Gesetzgebung und der Bedingungen der Lizenzverträge verpflichtet.

Das Personal ist ferner verpflichtet, keine beleidigenden E-Mails zu versenden und keine sprachlichen Ausdrücke zu verwenden, die nicht dem Stil von RIDEMOVI entsprechen. Darüber hinaus ist es nicht gestattet, auf Internetseiten mit unanständigen oder anstößigen Inhalten zu surfen und die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens zu umgehen, um die Funktionalität und den Schutz der IT-Systeme nicht zu gefährden.

Interessenkonflikt

Das Personal muss vermeiden, Geschäfte zu tätigen oder auch nur zu begünstigen, die in einem Interessenkonflikt mit RIDEMOVI stehen, sowie Aktivitäten nachzugehen, die die Fähigkeit beeinträchtigen könnten, unparteiische Entscheidungen im besten Interesse der Gesellschaft zu treffen.

Sollte sich ein Mitarbeiter in einer auch nur potenziellen Interessenkonfliktsituation befinden, muss er dies der Unternehmensleitung oder seinem Vorgesetzten mitteilen und sich jeglicher Handlung enthalten.

Vertraulichkeit

Dem Personal ist es untersagt, vertrauliche Informationen (z. B. Finanzdaten, Geschäftsstrategien, in der Entwicklung befindliche oder kurz vor dem Start stehende Projekte usw.) an unbefugte Dritte weiterzugeben, auch nach Beendigung des jeweiligen Arbeitsverhältnisses. Darüber hinaus ist es untersagt, vertrauliche Unternehmensinformationen direkt oder indirekt zum eigenen Vorteil oder zum Vorteil Dritter oder in jedem Fall zum Nachteil von RIDEMOVI zu nutzen, auch nach Beendigung des jeweiligen Arbeitsverhältnisses. Das Personal ist verpflichtet, dafür zu sorgen, dass Dritten der Zugriff auf vertrauliche Informationen verwehrt wird.

Im Rahmen des Vertraulichkeitsprinzips kommt dem Schutz personenbezogener Daten eine besondere Bedeutung zu, d. h. allen Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, auch indirekt, durch Bezugnahme auf andere Informationen, einschließlich einer persönlichen Identifikationsnummer.

Verantwortung im Bereich der internen Kontrollen

Alle Empfänger haben die Pflicht, bei der Durchführung der Aktivitäten der Kontrollorgane mitzuwirken, damit diese wahrheitsgemäße, vollständige und transparente Informationen erhalten, und zum ordnungsgemäßen Funktionieren des internen Kontrollsystems beizutragen.

Zu diesem Zweck sind alle Mitarbeiter und freien Mitarbeiter von RIDEMOVI verpflichtet, ihrem Vorgesetzten oder der OdV etwaige im Kontrollsystem festgestellte Mängel oder fahrlässige bzw. bösgläubige Verhaltensweisen zu melden, von denen sie Kenntnis erlangen.

Abschnitt 3 · Verbreitung, Umsetzung und Einhaltung des Ethikkodex

1. Verbreitung des Kodex

RIDEMOVI verpflichtet sich, eine rechtzeitige interne und externe Verbreitung des Kodex zu gewährleisten, indem sie ihn allen Empfängern und allen anderen Gesprächspartnern zur Verfügung stellt.

Die OdV fördert regelmäßige Schulungsinitiativen zu den Grundsätzen des Kodex, die auch auf der Grundlage der Rolle und der Verantwortlichkeiten der betroffenen Ressourcen geplant werden.

In Verträgen mit Dritten ist die Aufnahme von Klauseln und/oder die Unterzeichnung von Erklärungen vorgesehen, die sowohl die Verpflichtung zur Einhaltung des Kodex formalisieren als auch die vertraglichen Sanktionen für den Fall eines Verstoßes gegen diese Verpflichtung regeln.

2. Umsetzung des Kodex

Die Umsetzung und Einhaltung des Kodex muss kontinuierlich von der OdV überwacht werden, die insbesondere folgende Aufgaben wahrnimmt:

• Überprüfung der Einhaltung des Kodex durch die Empfänger;

• Formulierung eigener Anmerkungen zu ethischen Fragestellungen, die im Rahmen von Unternehmensentscheidungen auftreten können;

• Bereitstellung von Klarstellungen und Erläuterungen für betroffene Personen, die dies beantragen, bezüglich der Auslegung des Kodex oder der Rechtmäßigkeit des eigenen Verhaltens oder des Verhaltens anderer;

• Anregung und Koordinierung der Aktualisierung des Kodex, auch durch eigene Anpassungsvorschläge;

• Förderung und Überwachung der Entwicklung von Kommunikations- und Schulungsaktivitäten zum Modell und zum Kodex.

3. Verstöße gegen den Kodex und entsprechende Sanktionen

Etwaige Verstöße gegen den Kodex werden gemäß den Bestimmungen des entsprechenden Disziplinarsystems geahndet, das einen integralen Bestandteil des Modells bildet.

4. Meldung von Verstößen gegen den Kodex

Wenn eine Person, die zur Einhaltung des Modells und/oder des Kodex verpflichtet ist, von einer Tatsache Kenntnis erlangt, die einen auch nur potenziellen Verstoß gegen diesen darstellen könnte, muss sie dies unverzüglich der OdV melden.

Meldungen können per E-Mail an das Postfach ODV@ridemovi.it oder durch Zusendung einer entsprechenden Mitteilung an folgende Adresse erfolgen: Organismo di Vigilanza di RIDEMOVI S.p.a., Via Carducci 31, 20123, Mailand.

Die OdV ist verpflichtet, zu gewährleisten, dass diejenigen, die Meldungen erstattet haben, keinen Repressalien, Diskriminierungen oder sonstigen Benachteiligungen ausgesetzt sind, und somit die angemessene Vertraulichkeit dieser Personen zu wahren.

Zum Schutz der Vertraulichkeit des Hinweisgebers ist es ausdrücklich gestattet, eine Meldung auch in anonymer Form einzureichen, mit der Garantie, dass diese berücksichtigt wird.

5. Schlussbestimmungen

Der Kodex ist ab dem auf dem Deckblatt angegebenen Datum in Kraft und kann auch auf der Grundlage von Vorschlägen und Hinweisen der OdV weiter geändert oder ergänzt werden.