Introduksjon

De etiske retningslinjene uttrykker verdiene som RIDEMOVI S.p.A. (heretter også kalt "Selskapet") har lagt til grunn for sin virksomhet og i forholdet til alle sine stakeholdere (interessenter).

De etiske retningslinjene (heretter også bare "retningslinjene") utgjør en integrert del av eierstyringen og selskapsledelsen (corporate governance) og systemet som RIDEMOVI har utstyrt seg med, med sikte på å redusere forretningsrisikoen knyttet generelt til enhver form for lovbrudd eller uregelmessigheter i utøvelsen av virksomheten, samt begåelse av lovbrudd som faller inn under det italienske lovdekretet av 8. juni 2001, nr. 231 (heretter også kalt "D.lgs. 231/01" eller "Dekretet").

I tråd med bestemmelsene i D.lgs. 231/01 har RIDEMOVI innført en organisasjons-, styrings- og kontrollmodell (heretter også kalt "Modellen") og har utnevnt et kontrollorgan (heretter også kalt "OdV") som har i oppgave å overvåke at Modellen fungerer, overholdes og oppdateres.

Retningslinjene og prinsippene i de etiske retningslinjene danner grunnlaget for alle påfølgende interne regelverk og policyer.

De etiske retningslinjene representerer "sykkelstien" som alle i RIDEMOVI må holde seg innenfor i sitt daglige arbeid og i håndteringen av mellommenneskelige relasjoner, også overfor eksterne interessenter.

Overbevisningen om å forfølge Selskapets interesser og mål kan aldri rettferdiggjøre et brudd på de etiske retningslinjene, som har forrang over ethvert internt regelverk, prosedyre eller avtale som eventuelt måtte være i konflikt med dem.

RIDEMOVI håper at deres stakeholdere kjenner seg igjen i verdiene som ligger til grunn for retningslinjene, og at de deler og anvender dem i sin forretningsdrift.

For å forhindre uansvarlig eller ulovlig oppførsel som kan skade Selskapet, er det helt nødvendig å overholde retningslinjene strengt, da de fungerer som en verdifull støtte for å identifisere og løse tvetydige eller potensielt risikofylte situasjoner.

Retningslinjene er bindende for selskapsledelsen, medlemmene av selskapsorganene, de ansatte samt alle personer som handler i RIDEMOVI sitt navn og på deres vegne, slik som for eksempel samarbeidspartnere, praktikanter, konsulenter osv. (heretter kalt "Mottakerne").

Del 1

1. Innledning

Vi i RIDEMOVI ønsker å tydeliggjøre i de etiske retningslinjene ikke bare (i tråd med Confindustrias retningslinjer) «... helheten av rettigheter, plikter og ansvar som enheten har overfor 'interessentene'», men også, og fremfor alt, verdiene som utgjør fundamentet i selskapet vårt, eller med andre ord, hjertet i organisasjonen vår.

Ja, for RIDEMOVI er, i likhet med alle organisasjoner, bygget opp av mennesker, hver med sitt eget hjerte, sine egne ambisjoner, behov, forventninger, og med sine egne evner, karaktertrekk og særegenheter.

2. Etiske grunnprinsipper

Nedenfor angir vi verdiene som er fundamentale for oss, og som hver av oss (og de som samarbeider med oss) må rette seg etter i utøvelsen av sitt arbeid og i arbeidet med å nå selskapets misjon.

Respekt for individet

På første plass, og ikke bare som en talemåte, står respekten for enkeltmennesket. Vi tar avstand fra all diskriminerende oppførsel basert på ulike meninger (politiske, fagforeningsmessige osv.), religiøs overbevisning, rase, nasjonalitet, alder, kjønn og seksuell orientering, helsetilstand og generelt alle personlige egenskaper.

Beskyttelse av den personlige integritet

Som et naturlig resultat av respekten for enkeltmennesket kommer behovet for å beskytte den individuelle og personlige friheten, ved å motarbeide enhver handling som bidrar til avskyelige fenomener som slaveri, menneskehandel, prostitusjon, barnepornografi og generelt utnyttelse av kvinner og menn.

Lovlydighet

Vi baserer vår virksomhet på legalitetsprinsippet. Respekt for lover og, i bredere forstand, regler anser vi som ufravikelig og uunngåelig. Vi kan ikke på noen måte rettferdiggjøre brudd på dette prinsippet, selv ikke om det er basert på en misforstått oppfatning om å ivareta Selskapets interesser og mål.

Ærlighet og integritet

Prinsippene om ærlighet og integritet er en naturlig forlengelse av dette, ikke bare fordi de er nødvendige komponenter for å oppnå troverdighet internt og eksternt i selskapet og for å etablere gjensidig tillit, men fremfor alt fordi de er uunnværlige for oss selv.

Vi tar avstand fra og motarbeider enhver form for vold eller trusler, særlig hvis formålet er å tvinge frem handlinger i strid med loven.

Korrekt regnskapsføring

Vi er bevisste på betydningen av nøyaktig og fullstendig regnskapsinformasjon (og annen informasjon). Vi arbeider for å sikre at alle transaksjoner og operasjoner utføres på lovlig vis, er konsistente, behørig autoriserte, korrekt registrert og sporbare.

Det er viktig for oss å operere på en måte som forhindrer enhver form for regnskapsmessig mislighet. For å oppnå dette oppfordrer vi alle ansatte til å rapportere eventuelle tvilstilfeller eller antatte avvik til sin overordnede, selskapsledelsen eller, dersom man opplever det som ubehagelig, anonymt til OdV.

Åpenhet

Vi mener at respekten for verdiene nevnt ovenfor også er mulig ved å satse på åpenhet, forstått som full tilgang til informasjon om organisasjonen og virksomheten, selvfølgelig innenfor de grensene der slik informasjon ikke kan deles i henhold til personvernreglementet eller andre lovbestemmelser.

Vi er fast overbevist om at åpenhet først og fremst fremmer medvirkning fra de menneskene som jobber der og er en del av virksomheten, at hver enkelt tar ansvar, samt at man utviser omsorg og oppmerksomhet ved bruk av selskapets ressurser.

Vi er overbevist om at åpenhet også er et avgjørende element for å vinne tillit hos alle våre eksterne stakeholdere.

Upartiskhet

Vi tilstreber å være upartiske for å opprettholde en riktig balanse mellom særinteresser og fellesinteresser, for den enkelte og selskapet, for eiere, kunder og leverandører. Upartiskhetsprinsippet styrer også evalueringen av personene som jobber i RIDEMOVI, der evner, meritter, plikter og ansvar skal vurderes på en rettferdig måte.

Lojalitet i forholdet til konkurrenter

Vi ønsker å konkurrere på en rettferdig måte, og vi vil bidra til å gjenreise en kultur der en konkurrent er en aktør man konkurrerer med, løper med, og løper sammen med.

Alle kommersielle forhandlinger må være preget av maksimal lojalitet og redelighet, i strengt samsvar med regler for konkurranse og markedet. Ingen kan eller skal involveres i initiativer med konkurrenter som, selv bare potensielt, kan utgjøre brudd på gjeldende konkurranselovgivning.

Bekjempelse av hvitvasking

For å garantere maksimal åpenhet i kommersielle transaksjoner og respekt for prinsippene om redelighet, åpenhet og god tro i forholdet til avtaleparter, har vi verktøy for å bekjempe heleri og hvitvasking. Vi opererer ved å nesten fullstendig begrense bruken av kontanter, til fordel for sporbare transaksjoner via banksystemet.

Sikkerhet

Sikkerheten og integriteten til alle som jobber i selskapet, samt eventuelle gjester, representerer en fundamental verdi. For å oppnå dette er vi sterkt forpliktet til å fremme respekt for gjeldende lover og overholdelse av interne retningslinjer for helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, med mål om å forbedre forholdene på arbeidsplassene våre basert på de høyeste tilgjengelige standardene.

Miljøvern og bærekraftig utvikling

Å bygge et "bærekraftig og ansvarlig samfunn" er en del av vårt DNA, gjennom promotering og spredning av systemet for sykkeldeling uten faste stasjoner (free flow).

Vi bryr oss om miljøet, som vi anser som en felles arv, men også som et ansvar for oss alle. Vi er forpliktet til å bruke det mest moderne utstyret og finne de mest kvalifiserte partnerne for å begrense virksomhetens miljøpåvirkning så mye som mulig, og for en bærekraftig og helhetlig utvikling som kan bevare vårt "felles hjem".

3. Menneskene i sentrum for virksomheten

Å sørge for at alle som jobber i RIDEMOVI er stolte av det, og føler seg som medspillere i selskapets vekst og utvikling på alle områder, er et av de viktigste målene for Selskapet, som anerkjenner verdien av menneskelige ressurser som en fundamental og uunngåelig faktor for Selskapets fremgang og vekst.

For at dette skal være mulig, er vi forpliktet til å fremme et familiært, hyggelig, stimulerende og givende arbeidsmiljø, og til å sikre respekt for de ansattes selvstendighet og betydningen av deres deltakelse i arbeidet med å nå selskapets misjon.

Som allerede understreket, er RIDEMOVI forpliktet til å bekjempe enhver form for diskriminering på arbeidsplassen og til å ivareta de ansattes integritet ved å iverksette de mest hensiktsmessige sikkerhetstiltakene for å sikre et trygt og sunt arbeidsmiljø, i samsvar med gjeldende lovgivning for helse og sikkerhet på arbeidsplassen.

Ivaretakelse av helse og sikkerhet på arbeidsplassen

Vi garanterer overholdelse av regelverket for helse og sikkerhet på arbeidsplassen, og vi motarbeider risiko knyttet til utøvelsen av virksomheten ved å tildele oppgaver basert på den enkeltes kompetanse.

Vi planlegger forebygging på en hensiktsmessig måte og sikter mot en helhet som tar hensyn til og integrerer organiseringen av arbeidet, arbeidsforholdene, sosiale relasjoner og påvirkningen fra faktorer i arbeidsmiljøet, der kollektive beskyttelsestiltak prioriteres foran individuelle beskyttelsestiltak, og der de ansatte alltid involveres.

Rekruttering, ansettelse og personaloppfølging

Evalueringen av kandidater skjer på bakgrunn av en vurdering av om kandidatens profil samsvarer med RIDEMOVI sine behov, i tråd med like muligheter for alle kandidater av begge kjønn og gjeldende lovgivning.

Lønnsforhøyelser, andre insentiver og tilgang til ansvarsfulle roller og oppgaver gis, i tillegg til eventuelle regler fastsatt ved lov eller tariffavtale, basert på individuelle meritter, inkludert evnen til å utvise en adferd og kompetanse som er i tråd med de etiske prinsippene fastsatt av RIDEMOVI.

Konfidensialitet og personvern

Vi beskytter konfidensialiteten til informasjonen og personopplysningene vi besitter, og vi avstår fra å tilegne oss konfidensielle opplysninger. Hver enkelt Mottaker er klar over viktigheten av å ikke bruke informasjon i strid med personvernlovgivningen (EU-forordning nr. 2016/679) og uansett ikke til formål som ikke er knyttet til utførelsen av eget arbeid.

Del 2 · Atferdsregler

1. Atferdsregler for selskapsledelsen

Det tilligger først og fremst selskapsledelsen (styremedlem/mer) og medlemmene av selskapsorganene (som OdV, revisorutvalg der det er utnevnt, osv.), i tillegg til å overholde lovbestemmelser og vedtekter, å overholde bestemmelsene i Modellen og de etiske retningslinjene strengt. Selskapsledelsen og medlemmene av selskapsorganene må spesielt:

• sikre en atferd preget av selvstendighet, uavhengighet og redelighet, både i forholdet til offentlige institusjoner og private aktører (inkludert eventuelle kreditorer, bransjeorganisasjoner, konkurrenter osv.);

• opptre med integritet, lojalitet og ansvarsfølelse;

• sikre aktiv og informert deltakelse i selskapsorganenes aktiviteter;

• avstå fra å utføre handlinger som er i interessekonflikt med RIDEMOVI;

• tilrettelegge for kontroll- og/eller revisjonsaktiviteter utført av aksjonærene og de ansvarlige selskapsorganene;

• behandle informasjon de får kjennskap til gjennom sitt verv konfidensielt, og unngå å utnytte sin posisjon til å oppnå personlige fordeler. Ekstern kommunikasjon må være i samsvar med gjeldende lovgivning og beskytte forretningshemmeligheter;

• overholde, for sitt ansvarsområde og innenfor rammen av sine forpliktelser, atferdsreglene fastsatt for ansatte i påfølgende avsnitt 2.

2. Atferdsregler for ansatte

De ansatte plikter å overholde gjeldende lovgivning samt prinsippene fastsatt i de etiske retningslinjene og Modellen strengt.

Med spesifikk henvisning til Modellen må de ansatte:

1. unngå å iverksette eller medvirke til atferd som kan falle inn under lovbruddene nevnt i Dekretet;

2. samarbeide med OdV under kontroll- og overvåkingsaktiviteter som utføres, og gi den informasjonen, de dataene og de opplysningene som kreves;

3. sende inn de rapportene og meldingene til OdV som er fastsatt i Modellen;

4. rapportere eventuelle avvik eller brudd på Modellen og/eller de etiske retningslinjene til OdV.

De ansatte kan når som helst henvende seg til OdV – på den måten som er beskrevet i Del 3, avsnitt 4 – også for å be om avklaringer og/eller informasjon om for eksempel tolkningen av retningslinjene og/eller Modellen, lovligheten av en bestemt handling eller oppførsel, eller om den er hensiktsmessig eller i samsvar med Modellen eller retningslinjene.

I tillegg til de generelle bestemmelsene nevnt ovenfor, må de ansatte også overholde prinsippene og atferdsreglene som er angitt nedenfor.

Bekjempelse av korrupsjon

RIDEMOVIs ansatte må motarbeide enhver form for korrupsjon. Denne policyen gjelder for alle kommersielle transaksjoner mellom RIDEMOVI og alle andre aktører, uavhengig av om kunden er en offentlig myndighet (heretter "offentlig myndighet") eller en privat aktør.

Mottakerne må ikke tilby eller ta imot ytelser eller verdigjenstander med det formål å oppnå eller beholde kontrakter, forretningsforbindelser, tillatelser, skattefordeler, eller for å sikre andre urettmessige forretningsmessige fordeler for Selskapet, verken i forhold til organisasjoner eller enkeltpersoner.

Helse og sikkerhet

Mottakerne plikter å ivareta sin egen og andre personers sikkerhet og helse på arbeidsplassen, i samsvar med instruksjonene og verktøyene Selskapet stiller til rådighet, samt opplæringen de har fått.

Hver enkelt Mottaker plikter å rapportere til selskapsledelsen, sin overordnede eller direkte til OdV om eventuelle avvik og/eller feil ved bruk av arbeidsutstyr og verktøy samt personlig verneutstyr, og i alle tilfeller om andre potensielle faresituasjoner for seg selv, andre og miljøet som de blir oppmerksomme på.

På samme måte plikter Mottakerne å rapportere potensielle risikosituasjoner de blir oppmerksomme på, slik at RIDEMOVI settes i stand til å gripe inn i tide for å forebygge risikoen.

Forholdet til kunder og leverandører

De ansatte må opprettholde relasjoner med kunder og leverandører preget av redelighet og åpenhet. Hver enkelt Mottaker må ha fokus på å oppnå full kundetilfredshet.

I kommunikasjon og kontrakter med kunder og leverandører forplikter RIDEMOVI seg til å bruke klare og enkle ordlag, slik at de er lette å forstå, samt vilkår som er i samsvar med gjeldende lover og retningslinjer fra tilsynsmyndighetene.

Eventuelle klager må håndteres og løses raskt.

RIDEMOVIs ansatte må samarbeide med sine kunder og leverandører for å etablere et samarbeidsforhold til gjensidig nytte. Dette forholdet må være basert på gjensidig respekt og tillit.

Valg av leverandører må skje i samsvar med gjeldende lovgivning og interne prosedyrer, basert på objektive vurderinger av konkurransedyktighet, kvalitet, økonomiske betingelser og, selvfølgelig, overholdelse av arbeidsrettslige regler, med særlig vekt på helse, miljø og sikkerhet for arbeidstakerne. Ved valg av leverandører vil selskaper som har en organisasjonsmodell og/eller egnede sertifiseringer, samt tilstrekkelige ressurser og infrastruktur, bli foretrukket.

I den grad det er forenelig med selskapets organisasjonsstruktur, skal prosessene være basert på prinsippet om rolledeling. For kjøp av varer/tjenester for beløp over fem tusen euro skal utvelgelsesprosessen være sporbar, med sikte på å sikre maksimal åpenhet i vurderingen og utvelgelsen.

Forholdet til representanter for offentlige myndigheter

Ansatte som i utøvelsen av sine oppgaver har kontakt med representanter for offentlige myndigheter eller institusjonelle samtalepartnere (som kan defineres som offentlige tjenestemenn), må ivareta lovligheten av RIDEMOVIs virksomhet og selskapets omdømme. I alle forhandlinger eller forhold til offentlige myndigheter er det strengt forbudt for alle Mottakere å påvirke motpartens beslutninger ved å tilby eller love fordeler av noe slag (for eksempel tildeling av konsulentoppdrag, sponsing av arrangementer, ansettelse av venner eller familie osv.) med det formål å fremme RIDEMOVIs interesser, selv om dette skulle skje som følge av ulovlig press.

Ved deltakelse i offentlige anbud må Mottakerne opptre i strengt samsvar med prinsippene om redelighet, åpenhet og god tro, og opprettholde klare og korrekte relasjoner med offentlige tjenestemenn. Vi forventer samme behandling fra våre samtalepartnere.

Dersom et offentlig anbud vinnes, må Mottakerne sørge for at gjennomføringen av kontraktsmessige og kommersielle relasjoner skjer på en klar og korrekt måte, og i streng overensstemmelse med kontraktsforpliktelsene.

Forholdet til andre interessenter

Alle i RIDEMOVI må være oppmerksomme på behovene i lokalmiljøet og samfunnet, og bidra til økonomisk, sosial og sivil utvikling der det er mulig. Å være aktiv i lokalsamfunnet der RIDEMOVI opererer er en av Selskapets viktigste handlingslinjer.

Det oppfordres til å gi bidrag og gaver til formål av sosial, kulturell og vitenskapelig art, etter en grundig vurdering av mottakerorganisasjonens seriøsitet og i samsvar med interne retningslinjer.

Det er derimot forbudt å gi bidrag og gaver til fagforeninger, politiske foreninger og partier, samt å sponse arrangementer eller kongresser som har politisk propaganda som formål.

Aktsomhet ved bruk av selskapets ressurser og eiendeler

De ansatte må beskytte og ta vare på selskapets eiendeler (både materielle og immaterielle), og unngå situasjoner som kan ha en negativ innvirkning på RIDEMOVIs verdier og sikkerhet.

Det er forbudt for ansatte å bruke selskapets ressurser eller eiendom til formål som ikke er knyttet til virksomheten, med mindre det foreligger uttrykkelig tillatelse.

Når det gjelder IT-systemer, er de ansatte ansvarlige for disse og plikter å overholde gjeldende lovgivning og vilkårene i lisensavtalene.

De ansatte plikter også å ikke sende støtende e-poster, og å unngå språkbruk som ikke er i samsvar med RIDEMOVIs stil. Videre er det ikke tillatt å besøke nettsider med upassende eller støtende innhold, eller å omgå selskapets sikkerhetsregler, slik at funksjonaliteten og beskyttelsen av IT-systemene ikke svekkes.

Interessekonflikt

De ansatte må unngå å iverksette eller tilrettelegge for transaksjoner som er i interessekonflikt med RIDEMOVI, samt aktiviteter som kan påvirke evnen til å ta upartiske beslutninger til Selskapets beste.

Dersom en ansatt befinner seg i en situasjon med en reell eller potensiell interessekonflikt, må vedkommende informere selskapsledelsen eller sin overordnede om dette, og avstå fra å gjennomføre transaksjonen.

Konfidensialitet

De ansatte har forbud mot å utlevere konfidensiell informasjon (for eksempel finansielle data, forretningsstrategier, prosjekter under utvikling eller som skal lanseres, osv.) til uautoriserte tredjeparter, også etter at ansettelsesforholdet er avsluttet. Videre er det forbudt å direkte eller indirekte bruke konfidensiell selskapsinformasjon til egen fordel eller til fordel for tredjeparter, eller på noen måte til skade for RIDEMOVI, også etter at ansettelsesforholdet er avsluttet. De ansatte plikter å sørge for at tredjeparter hindres tilgang til konfidensiell informasjon.

Innenfor rammen av konfidensialitetsprinsippet er personvern spesielt viktig, det vil si all informasjon knyttet til en identifisert eller identifiserbar fysisk person, direkte eller indirekte, ved henvisning til andre opplysninger, inkludert et personlig identifikasjonsnummer.

Ansvar for internkontroll

Alle Mottakere har plikt til å samarbeide med kontrollorganene slik at de får sannferdig, fullstendig og åpen informasjon, og bidra til at internkontrollsystemet fungerer som det skal.

Med dette formål plikter alle ansatte og samarbeidspartnere i RIDEMOVI å rapportere eventuelle mangler i kontrollsystemet, eller uaktsom atferd eller handlinger i ond tro som de blir oppmerksomme på, til sin overordnede eller til OdV.

Del 3 · Formidling, iverksettelse og etterlevelse av de etiske retningslinjene

1. Formidling av retningslinjene

RIDEMOVI forplikter seg til å sikre en grundig intern og ekstern spredning av de etiske retningslinjene ved å gjøre dem tilgjengelige for alle Mottakere og andre samtalepartnere.

OdV arrangerer regelmessige opplæringstiltak om prinsippene i de etiske retningslinjene, tilpasset rollen og ansvaret til de berørte ressursene.

I kontrakter med tredjeparter skal det tas inn klausuler og/eller signeres egenerklæringer med sikte på å formalisere forpliktelsen til å overholde de etiske retningslinjene, samt regulere kontraktsmessige sanksjoner ved brudd på denne forpliktelsen.

2. Iverksettelse av retningslinjene

Iverksettelse og etterlevelse av de etiske retningslinjene skal kontinuerlig overvåkes av OdV, som spesielt skal:

• kontrollere at Mottakerne overholder retningslinjene;

• komme med innspill til etiske problemstillinger som måtte oppstå i forbindelse med selskapsbeslutninger;

• gi berørte parter som ber om det, avklaringer og forklaringer angående tolkningen av retningslinjene eller lovligheten av egen eller andres atferd;

• stimulere til og koordinere oppdatering av de etiske retningslinjene, også gjennom egne endringsforslag;

• fremme og overvåke utviklingen av informasjons- og opplæringsaktiviteter knyttet til Modellen og retningslinjene.

3. Brudd på retningslinjene og sanksjoner

Eventuelle brudd på de etiske retningslinjene vil bli sanksjonert i samsvar med bestemmelsene i det dertil egnede disiplinærsystemet som utgjør en integrert del av Modellen.

4. Rapportering av brudd på retningslinjene

Dersom en person som plikter å overholde Modellen og/eller de etiske retningslinjene blir oppmerksom på forhold som kan utgjøre et reelt eller potensielt brudd, må vedkommende umiddelbart melde fra til OdV.

Henvendelser kan sendes via e-post til ODV@ridemovi.it, eller ved å sende et fysisk brev til følgende adresse: Organismo di Vigilanza di RIDEMOVI S.p.a., Via Carducci 31, 20123, Milano.

OdV plikter å sikre at de som rapporterer ikke blir utsatt for gjengjeldelse, diskriminering eller andre sanksjoner, og skal dermed ivareta konfidensialiteten til disse personene på en egnet måte.

For å beskytte varslerens anonymitet er det uttrykkelig tillatt å sende inn anonyme rapporter, med garanti om at disse vil bli tatt under behandling.

5. Avsluttende bestemmelser

De etiske retningslinjene trer i kraft fra datoen angitt på forsiden, og kan bli gjenstand for ytterligere endringer eller tillegg, også basert på forslag og innspill fra OdV.