Introducción

El Código Ético expresa el conjunto de valores asumidos por RIDEMOVI S.p.A. (en adelante también la “Sociedad”) en el desarrollo de su actividad y en las relaciones con todos sus stakeholders.

El Código Ético (en adelante también solo el “Código”) constituye parte integrante de la estructura de corporate governance y del sistema del que se ha dotado RIDEMOVI, destinado a mitigar el riesgo de empresa asociado, en general, a la comisión de cualquier ilícito o irregularidad en el desarrollo de la actividad empresarial, así como a la comisión de los delitos previstos en el D.lgs. 8 de junio de 2001, n. 231 (en adelante también el “D.lgs. 231/01” o el “Decreto”).

Como prevé el D.lgs. 231/01, RIDEMOVI se ha dotado de un Modelo de organización, gestión y control (en adelante también el “Modelo”) y ha procedido al nombramiento del Organismo de Vigilancia (en adelante también el “OdV”) al que corresponde la tarea de vigilar el funcionamiento, la observancia y la actualización del Modelo.

Las directrices y los principios contenidos en el Código moldean cualquier otro reglamento o policy interna.

El Código representa el “carril bici” dentro del cual todos, en RIDEMOVI, deben operar en el desarrollo del trabajo diario y en la gestión de las relaciones interpersonales, también con los stakeholders.

La convicción de perseguir los intereses y los objetivos de la Sociedad nunca puede legitimar la violación del Código, que prevalece sobre cualquier reglamento interno, procedimiento o acuerdo contractual que eventualmente pudiera entrar en conflicto con él.

RIDEMOVI confía en que sus stakeholders se reconozcan en los valores que fundamentan el Código, que los compartan y los apliquen en la gestión de los negocios.

Para prevenir eventuales conductas irresponsables o incluso ilícitas, susceptibles de dañar a la Sociedad, es imperativo respetar rigurosamente el Código, que representa un soporte válido para la identificación y la resolución de eventuales situaciones ambiguas o potencialmente riesgosas.

El Código es vinculante para la alta dirección de la empresa, para los miembros de los órganos sociales, para los empleados, así como para todos los sujetos que operan en nombre y por cuenta de RIDEMOVI, tales como, por ejemplo, colaboradores, becarios, consultores, etc. (en adelante denominados los “Destinatarios”).

Sección 1

1. Premisa

Nosotros, en RIDEMOVI, queremos explicitar en el Código no solo (según lo indicado en las Directrices de Confindustria) «… el conjunto de derechos, deberes y responsabilidades de la entidad con respecto a los “grupos de interés”», sino también, y sobre todo, los valores que representan los cimientos de nuestra empresa o, en otras palabras, el corazón de nuestra organización.

Sí, porque RIDEMOVI, al igual que todas las organizaciones, está hecha de personas, cada una con su propio corazón, con sus propias aspiraciones, necesidades, expectativas, con sus propias capacidades, caracteres, peculiaridades.

2. Principios éticos de referencia

A continuación indicamos los valores fundamentales para nosotros, a los que cada uno de nosotros (y quienes colaboran con nosotros) debe ajustarse en el desarrollo de su actividad y en la consecución de la misión empresarial.

Respeto a la persona

En primer lugar, y no de palabra, está el respeto a la persona. Rechazamos comportamientos discriminatorios basados en diferentes opiniones (políticas, sindicales, etc.), en el credo religioso, en la raza, en la nacionalidad, en la edad, en el sexo y en la orientación sexual, en el estado de salud y, en general, en cualquier característica personal.

Protección de la personalidad individual

Como corolario del respeto a la persona, surge la necesidad de proteger la libertad individual y personal, combatiendo cualquier acto que favorezca fenómenos odiosos como la reducción a la esclavitud, la trata de personas, la prostitución, la pornografía infantil y, en general, la explotación de mujeres y hombres.

Respeto a las leyes

Fundamos nuestra actuación en el principio de legalidad. Consideramos que el respeto a las normas y, en un sentido más amplio, a las reglas es imprescindible e irrenunciable. No podemos justificar de ninguna manera la violación de este principio, ni siquiera bajo la errónea convicción de perseguir intereses y objetivos de la Sociedad.

Honestidad e Integridad

Como corolario actúan los principios de honestidad e integridad, no solo por ser componentes necesarios para obtener credibilidad dentro y fuera de la empresa y para entablar relaciones de confianza mutua, sino sobre todo por ser indispensables para nosotros mismos.

Desaprobamos y combatimos cualquier forma de violencia o amenaza, especialmente si está orientada a la obtención de comportamientos contrarios a la ley.

Corrección de la gestión contable

Somos conscientes de la importancia de la exactitud e integridad de la información contable (y no solo de esta). Operamos de manera que se garantice que cada operación y transacción se realice legítimamente, sea coherente, esté debidamente autorizada, correctamente registrada y sea verificable.

Es importante para nosotros operar de tal manera que se prevenga cualquier forma de ilícito contable. Con este fin, alentamos a todo el personal a reportar cualquier situación de duda o presuntas anomalías a su responsable, a la alta dirección o, en caso de sentirse incómodo, al OdV, garantizando el anonimato.

Transparencia

Pensamos que el respeto de los valores anteriormente explicitados también es posible apostando por la transparencia, entendida como la completa accesibilidad a la información concerniente a la organización y a la actividad, obviamente dentro de los límites en los que la comunicación de dicha información no esté impedida en virtud de las normas en materia de protección de datos o de otras disposiciones legales.

Estamos firmemente convencidos de que la transparencia favorece, en primer lugar, la coparticipación en la empresa de las personas que trabajan en ella y forman parte de ella, la asunción de responsabilidad por parte de cada uno, el cuidado y la atención en el uso de los recursos empresariales.

Estamos convencidos de que la transparencia representa también un elemento decisivo para ganarse la confianza de todos nuestros stakeholders externos.

Imparcialidad

Tratamos de ser imparciales, para mantener un correcto equilibrio entre los intereses particulares y generales, del individuo y de la empresa, de la propiedad, de los clientes y de los proveedores. El principio de imparcialidad también rige la evaluación de las personas que operan en RIDEMOVI, de quienes se deben tener en cuenta equitativamente las capacidades, los méritos, los deberes y las responsabilidades.

Lealtad en las relaciones con la competencia

Queremos competir lealmente y queremos contribuir a recuperar la cultura según la cual el competidor es un sujeto con el que se compite, con (el cual se) corre, se corre juntos.

Todas las negociaciones comerciales deben estar marcadas por la máxima lealtad y corrección, con un riguroso respeto de las normas en materia de defensa de la competencia y del mercado. Nadie puede ni debe verse involucrado en iniciativas con competidores que puedan, incluso potencialmente, constituir violaciones de las normas de protección de la competencia y del mercado.

Prevención del blanqueo de capitales

Con el fin de garantizar la máxima transparencia en las transacciones comerciales y el respeto a los principios de corrección, transparencia y buena fe en las relaciones con las contrapartes contractuales, disponemos de herramientas para combatir los fenómenos de receptación y blanqueo de capitales, y operamos limitando casi por completo el uso de dinero en efectivo a favor de transacciones trazables a través del sistema bancario.

Seguridad

La seguridad y la integridad de quienes operan en la empresa y de eventuales invitados representan un valor fundamental. Con este fin, estamos plenamente comprometidos en promover el respeto de las normas vigentes y la observancia de las disposiciones de la empresa en materia de salud y seguridad en el trabajo, con el objetivo de mejorar, sobre la base de los estándares más altos disponibles, las condiciones de nuestros lugares de trabajo.

Protección del medio ambiente y desarrollo sostenible

La construcción de una “comunidad sostenible y responsable” forma parte de nuestro ADN, a través de la promoción y difusión del sistema de bike sharing free flow (bicicletas compartidas sin estaciones fijas).

Nos importa el medio ambiente, que consideramos verdaderamente un patrimonio, pero también una responsabilidad de todos nosotros. Estamos comprometidos con el uso de los equipos más modernos y con la identificación de los socios más cualificados para limitar en la medida de lo posible el impacto de las actividades sobre el medio ambiente y para un desarrollo sostenible e integral capaz de preservar nuestra “casa común”.

3. Las personas protagonistas de la empresa

Lograr que todos los que trabajan en RIDEMOVI se sientan orgullosos de ello, y se sientan copartícipes del crecimiento y del desarrollo de la empresa en todos los ámbitos, representa uno de los principales objetivos de la Sociedad, la cual reconoce el valor de los recursos humanos como factor fundamental e imprescindible para el progreso y el crecimiento de la Sociedad.

Para que esto sea posible, estamos comprometidos en favorecer un ambiente de trabajo familiar, agradable, estimulante y gratificante, y en garantizar el respeto a la autonomía de los recursos y a la importancia de su participación en la consecución de la misión empresarial.

Como ya se ha subrayado, RIDEMOVI está comprometida en la lucha contra cualquier discriminación en el lugar de trabajo y en preservar la integridad del personal, mediante la adopción de todas las medidas de seguridad más oportunas orientadas a garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable, en cumplimiento de la normativa vigente en materia de salud y seguridad en los lugares de trabajo.

Protección de la salud y de la seguridad en el trabajo

Garantizamos el cumplimiento de las normativas en materia de salud y seguridad en los lugares de trabajo y combatimos los riesgos asociados al desarrollo de la actividad empresarial, asignando las tareas sobre la base de las competencias de cada uno.

Operamos planificando adecuadamente la prevención y apuntando a un conjunto coherente que tenga en cuenta e integre la organización del trabajo, las condiciones de trabajo, las relaciones sociales y la influencia de los factores del entorno laboral, otorgando prioridad a las medidas de protección colectiva frente a las de protección individual, involucrando siempre al personal.

Selección de personal, constitución y gestión de la relación laboral

La evaluación de los candidatos se realiza en función de la verificación de la correspondencia de su respectivo perfil con las necesidades de RIDEMOVI, respetando la igualdad de oportunidades para todos los candidatos de ambos sexos y la normativa vigente.

El reconocimiento de aumentos de sueldo u otros instrumentos de incentivo y el acceso a roles y cargos de responsabilidad se derivan, además de las eventuales normas establecidas por la ley y el convenio colectivo de trabajo, de los méritos individuales, entre los que se incluye también la capacidad de manifestar comportamientos y competencias alineados con los principios éticos codificados por RIDEMOVI.

Confidencialidad y protección de datos personales

Protegemos la confidencialidad de la información y de los datos personales de los que somos responsables y nos abstenemos de adquirir datos confidenciales. Cada Destinatario es consciente de la importancia de no utilizar información en violación de la normativa en materia de protección de datos (Reglamento UE n.º 2016/679) y, en cualquier caso, para fines no relacionados con el ejercicio de su actividad.

Sección 2 · Normas de comportamiento

1. Normas de comportamiento para la alta dirección

Corresponde en primer lugar a la alta dirección (al/a los administrador/es) y a los miembros de los órganos sociales (tales como el OdV, el Comité de Control Sindical cuando esté designado, etc.), además de la observancia de las disposiciones legales y estatutarias, el riguroso cumplimiento de las previsiones del Modelo y del Código. La alta dirección y los miembros de los órganos sociales deben, en particular:

• garantizar un comportamiento inspirado en la autonomía, la independencia y la corrección, tanto en las relaciones con las instituciones públicas como con los sujetos privados (incluyendo eventuales acreedores, asociaciones de categoría, competidores, etc.);

• mantener un comportamiento inspirado en la integridad, la lealtad y el sentido de responsabilidad;

• asegurar una participación asidua e informada en las actividades de los órganos sociales;

• abstenerse de realizar actos en conflicto de intereses con RIDEMOVI;

• favorecer las actividades de control y/o auditoría por parte de los socios y de los órganos sociales destinados a tal efecto;

• hacer un uso confidencial de la información que conozcan por razones de su cargo, evitando valerse de su posición para obtener ventajas personales. Las comunicaciones hacia el exterior deben respetar la normativa vigente y salvaguardar la información amparada por el secreto industrial;

• respetar, en lo que sea de su competencia y dentro de los límites de sus responsabilidades, las normas de comportamiento dictadas para el personal en el posterior §. 2.

2. Normas de comportamiento para el personal

El personal está obligado al riguroso cumplimiento de la normativa vigente, así como de los principios identificados en el Código y en el Modelo.

Con referencia específica al Modelo, el personal debe:

1. evitar realizar o colaborar en la realización de comportamientos idóneos para constituir los tipos de delito contemplados en el Decreto;

2. colaborar con el OdV en el desarrollo de las actividades de verificación y vigilancia realizadas por el mismo, facilitando la información, los datos y las noticias solicitadas;

3. efectuar, ante el OdV, las comunicaciones previstas en el Modelo;

4. notificar al OdV cualquier disfunción o violación del Modelo y/o del Código.

El personal puede dirigirse en cualquier momento al OdV - mediante las modalidades descritas en la Sección 3, § 4. - también con el fin de solicitar aclaraciones y/o información en relación, por ejemplo, con la interpretación del Código y/o del Modelo, la legitimidad de un determinado comportamiento o conducta concretos, así como sobre su oportunidad o conformidad con respecto al Modelo o al Código.

Además de las disposiciones de carácter general anteriormente mencionadas, el personal también debe respetar los principios y las normas de comportamiento que se indican a continuación.

Lucha contra la corrupción

El personal de RIDEMOVI debe combatir cualquier forma de corrupción. Esta política se aplica a todas las transacciones comerciales entre RIDEMOVI y cualquier otro sujeto, independientemente de que el cliente sea una Administración Pública (en adelante “A.P.”) o un sujeto privado.

Los Destinatarios no deben ofrecer ni aceptar utilidades o bienes de valor con el fin de obtener o mantener contratos, relaciones comerciales, autorizaciones, beneficios fiscales, o para garantizar cualquier otra ventaja comercial impropia para la Sociedad, tanto en las relaciones con entidades como en las relaciones con personas físicas.

Protección de la salud y la seguridad

Los Destinatarios están obligados a cuidar de su propia seguridad y salud y de la de las demás personas presentes en los lugares de trabajo, de conformidad con las instrucciones y herramientas proporcionadas por la empresa, así como con su propia formación.

Cada Destinatario está obligado a reportar a la alta dirección, a su responsable o directamente al OdV cualquier anomalía y/o malfuncionamiento detectado en el uso de los medios y herramientas de trabajo, así como de eventuales dispositivos de protección y, en cualquier caso, cualesquiera otras condiciones de peligrosidad, para sí mismo, para los demás y para el medio ambiente, de las que tuviera conocimiento.

Del mismo modo, los Destinatarios están obligados a reportar situaciones potenciales de riesgo de las que tuvieran conocimiento para que RIDEMOVI esté en condiciones de intervenir oportunamente en la prevención del riesgo.

Relaciones con clientes y proveedores

El personal debe mantener con clientes y proveedores relaciones basadas en la corrección y la transparencia. Cada Destinatario debe preocuparse por lograr la plena satisfacción del cliente.

En las comunicaciones y en los contratos con los clientes y proveedores, RIDEMOVI está comprometida a utilizar términos claros y sencillos, para facilitar su comprensión, así como cláusulas conformes a las normativas vigentes y a las indicaciones de las Autoridades garantes.

Las eventuales reclamaciones deben gestionarse y resolverse con rapidez.

El personal de RIDEMOVI debe trabajar junto con sus clientes y proveedores para establecer una relación de colaboración y satisfacción mutua. Dicha relación debe basarse en el aprecio y la confianza entre las partes.

La selección de proveedores debe realizarse respetando la normativa vigente y los procedimientos internos, sobre la base de evaluaciones objetivas fundamentadas en la competitividad, la calidad, las condiciones económicas aplicadas y, naturalmente, el cumplimiento de las normativas en materia laboral, con especial atención a la de protección de la salud y la seguridad de los trabajadores. Además, en la selección de proveedores, se preferirá a aquellos sujetos dotados de un modelo organizativo y/o de certificaciones idóneas, con disponibilidad de medios y estructuras adecuados.

De manera compatible con la estructura organizativa de la empresa, los procesos deben estar orientados al respeto del principio de separación de funciones. Para compras de bienes/servicios por un importe superior a cinco mil euros se prevé la trazabilidad del proceso de selección de proveedores, con el fin de garantizar la máxima transparencia en las operaciones de evaluación y selección.

Relaciones con representantes de la A.P.

El personal que, en el ejercicio de sus funciones, mantenga relaciones con representantes de la A.P. o con interlocutores institucionales (calificables como funcionarios públicos o encargados de un servicio público) debe preservar la legitimidad de la actuación de RIDEMOVI y la imagen de la misma. En cualquier negociación o relación con la A.P. se prohíbe explícitamente a todos los Destinatarios influir en las decisiones de la contraparte mediante ofertas o promesas de cualquier utilidad (por ejemplo, asignación de consultorías, patrocinio de eventos, contratación de amigos o familiares, etc.), con la finalidad de promover o favorecer el interés de RIDEMOVI, incluso si es consecuencia de presiones ilícitas.

En caso de participación en licitaciones públicas, los Destinatarios deben actuar con riguroso respeto a los principios de corrección, transparencia y buena fe, y deben mantener relaciones claras y correctas con los funcionarios públicos. Esperamos el mismo trato por parte de nuestros interlocutores.

En caso de adjudicación de la licitación pública, los Destinatarios deben actuar para que el desarrollo de las relaciones negociables y comerciales se realice de manera clara y correcta y en el riguroso cumplimiento de las obligaciones contractuales.

Relaciones con otros stakeholders

Cada persona, en RIDEMOVI, debe prestar atención a las necesidades del entorno y de la comunidad, contribuyendo, en la medida de lo posible, a su desarrollo económico, social y civil. Estar activos en el territorio y en la comunidad donde opera RIDEMOVI representa una de las principales líneas de acción de la Sociedad.

Se favorece la concesión de contribuciones y donaciones en favor de entidades con fines sociales, culturales y científicos, previa verificación escrupulosa de la seriedad de la entidad solicitante y de conformidad con las políticas internas.

Por el contrario, se prohíbe otorgar contribuciones y donaciones a organizaciones sindicales, asociaciones y partidos políticos, así como realizar patrocinios de eventos o congresos que tengan como finalidad la propaganda política.

Diligencia en el uso de los recursos y de los bienes de la empresa

El personal debe proteger y custodiar los bienes de la empresa (ya sean materiales o inmateriales), evitando situaciones que puedan afectar negativamente a la integridad y a la seguridad del patrimonio de RIDEMOVI.

Está prohibido el uso de recursos o propiedades de la empresa por parte del personal para fines no relacionados con la actividad empresarial, salvo autorización expresa.

Con referencia a los sistemas informáticos, el personal es responsable de ellos y está obligado a respetar la normativa vigente y las condiciones de los contratos de licencia.

Asimismo, el personal está obligado a no enviar mensajes de correo electrónico ofensivos y a no recurrir a expresiones lingüísticas que no se ajusten al estilo de RIDEMOVI. Además, no se permite navegar por sitios de internet con contenidos indecorosos u ofensivos ni eludir las políticas de seguridad de la empresa para no comprometer la funcionalidad y la protección de los sistemas informáticos.

Conflicto de intereses

El personal debe evitar realizar o incluso facilitar operaciones en conflicto de intereses con RIDEMOVI, así como actividades que puedan interferir con la capacidad de tomar, de manera imparcial, decisiones en el mejor interés de la Sociedad.

En caso de encontrarse en una situación de conflicto de intereses, incluso potencial, el personal debe comunicar esta circunstancia a la alta dirección o a su responsable, absteniéndose de realizar cualquier operación.

Confidencialidad

Se prohíbe al personal divulgar información confidencial (por ejemplo, datos financieros, estrategias comerciales, operaciones en fase de desarrollo o de próximo inicio, etc.) a terceros no autorizados, incluso después de la finalización de su respectivo contrato de trabajo. Asimismo, se prohíbe utilizar, directa o indirectamente, información confidencial de la empresa para beneficio propio o de terceros, o en cualquier caso en perjuicio de RIDEMOVI, incluso después de la finalización de su respectivo contrato de trabajo. El personal está obligado a asegurarse de que se impida a terceros el acceso a cualquier información confidencial.

En el marco del principio de confidencialidad, adquiere especial relevancia la protección de los datos personales, es decir, cualquier información relativa a una persona física, identificada o identificable, incluso indirectamente, mediante referencia a cualquier otra información, incluido un número de identificación personal.

Responsabilidad en materia de controles internos

Todos los Destinatarios tienen el deber de colaborar en el desarrollo de las actividades de los órganos de control, para que se les facilite información veraz, completa y transparente, y de contribuir al correcto funcionamiento del sistema de control interno.

Con este fin, todos los empleados y colaboradores de RIDEMOVI están obligados a reportar a su responsable o al OdV cualquier deficiencia detectada en el sistema de controles o cualquier comportamiento negligente o realizado de mala fe del que tuvieran conocimiento.

Sección 3 · Divulgación, aplicación y cumplimiento del Código Ético

1. Divulgación del Código

RIDEMOVI se compromete a garantizar una difusión puntual interna y externa del Código, poniéndolo a disposición de todos los Destinatarios y de cualquier otro interlocutor.

El OdV promueve iniciativas periódicas de formación sobre los principios del Código, planificadas también sobre la base del rol y de las responsabilidades de los recursos interesados.

En los contratos con terceros se prevé la introducción de cláusulas y/o la firma de declaraciones destinadas tanto a formalizar el compromiso de respeto al Código, como a regular las sanciones de carácter contractual en caso de violación de dicho compromiso.

2. Aplicación del Código

La aplicación y el cumplimiento del Código deben ser controlados continuamente por el OdV que, en particular, se encarga de:

• verificar el cumplimiento del Código por parte de los Destinatarios;

• formular sus observaciones en relación con las problemáticas de naturaleza ética que pudieran surgir en el marco de las decisiones de la empresa;

• facilitar a los sujetos interesados que lo soliciten las aclaraciones y explicaciones relativas a la interpretación del Código o a la legitimidad de un comportamiento propio o ajeno;

• estimular y coordinar la actualización del Código, también a través de sus propias propuestas de adecuación;

• promover y supervisar el desarrollo de las actividades de comunicación y formación sobre el Modelo y sobre el Código.

3. Violaciones del Código y sanciones correspondientes

Las eventuales violaciones del Código se sancionarán de conformidad con lo previsto en el sistema disciplinario correspondiente que forma parte integrante del Modelo.

4. Notificación de violaciones del Código

En caso de que un sujeto obligado al cumplimiento del Modelo y/o del Código tenga conocimiento de un hecho que pueda representar una violación, incluso potencial, del mismo, debe comunicarlo de inmediato al OdV.

Las comunicaciones pueden realizarse por correo electrónico, a la dirección de correo ODV@ridemovi.it, o enviando la comunicación correspondiente a la siguiente dirección: Organismo di Vigilanza di RIDEMOVI S.p.a., Via Carducci 31, 20123, Milán.

El OdV está obligado a garantizar que quienes hayan realizado las notificaciones no sean objeto de represalias, discriminaciones o, en cualquier caso, penalizaciones, asegurando, por tanto, la confidencialidad adecuada de dichos sujetos.

Para proteger la confidencialidad del informante, se permite expresamente realizar una notificación incluso de forma anónima, con la garantía de que será tomada en consideración.

5. Disposiciones finales

El Código está en vigor desde la fecha indicada en la portada y puede ser objeto de modificaciones o integraciones posteriores, también sobre la base de las sugerencias e indicaciones procedentes del OdV.